Formations professionnelles

Devenir organisme de formation : les 6 pièces à réunir pour obtenir votre NDA

21 septembre 2026 Sandrine Dupont 8 min de lecture

Devenir organisme de formation ne consiste pas à obtenir un agrément avant de vendre sa première session. La démarche commence après une première action de formation professionnelle rémunérée : vous devez alors déposer une déclaration d’activité auprès de la DREETS dans les 3 mois. Pour éviter un refus, préparez un dossier cohérent, avec des documents à jour et un programme suffisamment précis.

Table des matières

Vérifier que votre activité relève bien de la formation professionnelle

Un organisme de formation est une personne physique ou morale qui réalise des actions de formation professionnelle. Vous pouvez exercer en micro-entreprise, en société, en association ou en votre nom propre. Aucun diplôme spécifique ni statut juridique unique n’est imposé pour déposer une déclaration d’activité. En revanche, votre prestation doit avoir une finalité professionnelle clairement identifiable.

Processus pour devenir organisme de formation et obtenir son NDA

Une transmission organisée, avec un objectif et des moyens

Votre action doit aller au-delà d’un simple partage d’expérience, d’une conférence ou d’une prestation de conseil. Elle doit prévoir des objectifs pédagogiques, un contenu structuré, des moyens d’encadrement, un public visé et des modalités d’évaluation des acquis. Une formation en management, en langues, en sécurité, en bureautique ou en techniques métier peut entrer dans ce cadre si elle répond à cette logique.

À l’inverse, certaines activités ponctuelles ne nécessitent pas forcément de déclaration. C’est notamment le cas d’un professeur particulier, d’un professionnel qui intervient exceptionnellement dans un cursus ou d’un agriculteur qui transmet ponctuellement son savoir-faire. La différence dépend moins du métier exercé que de la régularité et de l’organisation de l’activité de formation.

Ne pas confondre NDA, agrément et Qualiopi

Le numéro de déclaration d’activité, souvent appelé NDA, atteste que votre déclaration a été enregistrée par l’administration. Il ne constitue ni un agrément de l’État, ni une certification de la qualité de vos formations, ni une garantie de financement pour vos clients. Une fois attribué, il doit figurer sur vos conventions, vos contrats et vos factures.

La certification Qualiopi répond à une autre fonction. Elle est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour bénéficier de financements publics ou mutualisés, notamment via les OPCO, le CPF ou France Travail. Vous pouvez donc démarrer avec un NDA sans être immédiatement certifié Qualiopi, à condition de ne pas promettre à vos clients un financement auquel vous n’êtes pas encore éligible.

Préparer la première vente avant de déposer la déclaration

La déclaration n’est pas une formalité théorique à accomplir au stade de l’idée. Elle repose sur une première action effectivement contractualisée et rémunérée. Avant de lancer votre dossier, construisez une offre assez précise pour être comprise par un client comme par l’administration.

Le contrat ou la convention déclenche la démarche

Si votre client est une entreprise, vous utilisez généralement une convention de formation. Si vous formez un particulier à ses frais, il s’agit d’un contrat de formation professionnelle, encadré notamment par les articles L.6353-3 à L.6353-7 du Code du travail. Le document transmis doit dater de moins de 3 mois au moment de la demande.

Prévoyez également une facturation claire et conservez les preuves de réalisation de la formation. L’administration doit pouvoir identifier la nature de l’action, les parties concernées, le prix et les conditions d’exécution. Une prestation présentée comme du coaching ou du conseil, mais accompagnée d’un programme pédagogique détaillé, sera plus facile à qualifier correctement.

Construire une offre précise avant d’élargir son catalogue

Au départ, mieux vaut proposer une formation clairement définie que multiplier les thèmes mal délimités. Une offre ciblée permet de préciser le niveau d’entrée, les compétences visées, les exercices, la durée et les critères d’évaluation. Cette première formation pourra ensuite servir de base pour créer des modules, développer des parcours et enrichir votre catalogue, sans perdre la cohérence attendue dans vos documents administratifs.

Déposer un dossier complet sur Mon Activité Formation

La déclaration d’activité se réalise sur la plateforme Mon Activité Formation. Elle est instruite par la DREETS compétente, ou par la DRIEETS en Île-de-France. Anticipez le dépôt : le délai légal de 3 mois court à partir de la conclusion de votre première convention ou de votre premier contrat de formation rémunéré.

Portail officiel des DREETS en région, Accédez aux informations et services des Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités.

Les 6 justificatifs à réunir

Les documents demandés permettent de vérifier l’existence de votre structure, l’honorabilité de son dirigeant et la réalité de l’action de formation. Préparez des fichiers lisibles, à jour et cohérents entre eux :

un justificatif d’immatriculation comportant le numéro SIREN, valable à la date de la demande ;
un extrait de casier judiciaire n° 3 de moins d’un mois pour le ou les dirigeants ;
une copie de la première convention de formation ou du premier contrat de formation professionnelle ;
le programme détaillé de l’action concernée ;
la liste des formateurs mobilisés, accompagnée de leurs titres, qualités et liens avec la prestation ;
une pièce d’identité du dirigeant ou de la personne qui effectue la déclaration.

Selon votre situation, des pièces complémentaires peuvent être nécessaires. Les CFA, les auto-écoles et certaines personnes morales de droit privé relèvent de modalités particulières. Avant l’envoi, vérifiez donc les exigences applicables à votre catégorie plutôt que de reprendre un modèle de dossier conçu pour une autre activité.

Le programme pédagogique mérite une attention particulière

Un programme ne se limite pas à un titre et à une durée. Il doit indiquer les objectifs de la formation, le public concerné, les prérequis éventuels, le contenu séquencé, les méthodes pédagogiques, la durée, les moyens techniques et les modalités d’évaluation. Pour une formation Excel, par exemple, précisez les fonctionnalités abordées, les cas pratiques, le niveau attendu et la manière dont vous vérifiez la maîtrise des compétences.

Le programme, la convention et la facture doivent raconter la même histoire. Si le contrat évoque une journée de formation collective alors que le programme décrit un accompagnement individuel sans durée, le dossier perd en lisibilité. Cette cohérence documentaire réduit le risque de demande de précisions et facilite l’instruction.

Comprendre les délais, le NDA et les suites du projet

Une fois le dossier transmis, l’administration dispose de 2 mois pour instruire la demande. En l’absence de réponse au terme de ce délai, l’enregistrement est acquis. Si le dossier est incomplet ou ne permet pas de caractériser une action de formation professionnelle, la déclaration peut être refusée. Vous devrez alors corriger les éléments identifiés avant de reprendre la démarche.

Après l’enregistrement, formaliser vos pratiques

Le NDA doit être reporté sur vos conventions, vos contrats et vos factures. Il ne dispense pas de gérer sérieusement vos documents pédagogiques et administratifs. Les feuilles d’émargement ou les traces de présence à distance, les évaluations, les attestations de fin de formation, les preuves de réalisation et la comptabilité dédiée à l’activité sont nécessaires au suivi de votre organisme.

Lorsque l’activité devient régulière, structurez votre catalogue autour de besoins concrets, identifiez vos clients cibles et calculez votre seuil de rentabilité. Un business plan utile ne se contente pas de prévoir un chiffre d’affaires. Il confronte votre capacité de production, vos coûts de sous-traitance, vos outils, votre communication et le temps consacré à l’administratif.

Choisir le bon moment pour viser Qualiopi et les financements

Qualiopi n’est pas une étape automatique dès la création. Elle devient stratégique si vos clients souhaitent mobiliser des fonds publics ou mutualisés. La certification porte sur la qualité du processus : information du public, adaptation aux bénéficiaires, compétences des intervenants, suivi, évaluation et amélioration continue.

Partir de votre modèle économique réel

Si vous vendez directement à des entreprises ou à des particuliers, le NDA peut suffire dans un premier temps. Si votre offre dépend de prises en charge par un OPCO, du CPF ou de France Travail, anticipez Qualiopi dès la conception de vos processus. Vous devrez alors documenter vos évaluations, vos procédures de réclamation, l’accessibilité de vos formations et le suivi des compétences de vos formateurs.

Un expert-comptable, un juriste ou un accompagnateur spécialisé peut sécuriser une situation complexe, notamment en cas de sous-traitance, de création de société ou de projet de financement. La préparation la plus solide reste toutefois la même : une première formation réelle, contractualisée, pédagogique et parfaitement documentée.